Celkový součet vystavených faktur nestačí. Přehled podle splatnosti ukazuje, kde se inkaso zpožďuje a které očekávané peníze je potřeba v provozním plánu ověřit.
Co má přehled obsahovat
U každé otevřené faktury zapište zákazníka, číslo dokladu, datum vystavení, splatnost, původní částku, úhrady a zbývající zůstatek. Pro řízení inkasa rozdělte zůstatky podle dnů po splatnosti. Stáří od vystavení a prodlení po splatnosti jsou dvě různé veličiny.
BDC zdůrazňuje řízení fakturace a inkasa. Následující pásma jsou vlastní jednoduchý provozní model. Neurčují české právní lhůty, automatické sankce ani účetní pravidla tvorby opravných položek.
Model rozdělení otevřených zůstatků
| Stav | Zůstatek |
|---|---|
| Před splatností | 120 000 Kč |
| 1–30 dnů po splatnosti | 50 000 Kč |
| 31–60 dnů po splatnosti | 20 000 Kč |
| Více než 60 dnů po splatnosti | 10 000 Kč |
Celkem jde o 200 000 Kč, z toho po splatnosti 80 000 Kč neboli 40 %. Částka po splatnosti není automaticky definitivní ztráta. Stejně tak celkových 200 000 Kč není už dostupná bankovní hotovost.
Částečné platby a sporné položky
Faktura na 30 000 Kč s úhradou 20 000 Kč má otevřený zůstatek 10 000 Kč. Do přehledu proto nepatří původní plná částka. Zpracujte také dobropisy, zálohy a správné přiřazení plateb, aby evidence nevytvářela neexistující prodlení.
Oddělte administrativní chybu od sporu o dodání a od skutečného platebního problému zákazníka. Ke spornému dokladu zapište důvod, odpovědnou osobu a další krok. Jedna souhrnná kolonka „neplatí“ může skrývat odlišné situace, které vyžadují jiné řešení.
Jak určit pořadí další práce
Posuzujte nejen počet dní, ale také velikost zůstatku, koncentraci u jednoho zákazníka a dostupné informace. Deset drobných faktur může mít nižší provozní dopad než jediná velká. U zákazníka s více doklady sledujte jeho celkovou otevřenou expozici.
Ověřte, že faktura byla doručena, obsahuje správné údaje a zákazník ví, co má platit. Po kontaktu zaznamenejte slíbený termín a následně ověřte skutečnou platbu. Při sporu nebo vymáhání použijte přiměřený postup odpovídající smlouvě a právní situaci, nikoli univerzální právní závěr podle tabulky.
Pohledávky v hotovostním plánu
V plánu cash flow uvádějte očekávané datum inkasa. U nejistých položek připravte také scénář pozdější platby. Pokud se tentýž slib pravidelně posouvá, nesmí přehled dál zacházet s částkou jako s jistým příjmem nejbližšího týdne.
Vývoj spojte s pracovním kapitálem a budoucími výdaji. Pokles pohledávek může znamenat dobré inkaso, ale také nižší prodej nebo odpisy. Vysvětlete příčinu změny, než ji označíte za zlepšení. Stav aktualizujte pravidelně na základě skutečně spárovaných úhrad.
FAQ: nejčastější otázky
Počítá se prodlení od vystavení?
Pro přehled dnů po splatnosti od rozhodného termínu splatnosti. Stáří od vystavení můžete sledovat navíc, ale ukazatele jasně odlište.
Patří do tabulky uhrazené faktury?
V přehledu otevřených zůstatků mají nulový zůstatek a běžně se oddělují. Historii úhrad však zachovejte pro kontrolu a analýzu plateb.
Je vše po splatnosti nedobytné?
Ne. Tabulka signalizuje potřebu ověření a další práce. Vymahatelnost, účetní ocenění a právní kroky vyžadují samostatné posouzení.
Jak zahrnout částečnou úhradu?
Odečtěte spárovanou platbu a zařaďte jen otevřený zůstatek. Ověřte také, na který doklad se úhrada podle podkladů vztahuje.
Jak často přehled aktualizovat?
Podle objemu faktur a provozní potřeby, například týdně. Důležité je pracovat s aktuálními úhradami a stejným rozhodným dnem.
Co sledovat u velkého zákazníka?
Součet otevřených pohledávek, platební historii a koncentraci příjmů. Jednotlivé malé doklady mohou společně vytvářet významné riziko inkasa.
Proč nerozdělit jen podle měsíců?
Měsíční stáří může ignorovat rozdílné smluvní splatnosti. Pro práci s prodlením jsou vhodnější pásma od skutečného termínu splatnosti.
Je přehled náhradou právního postupu?
Ne. Pomáhá organizovat podklady a řídit hotovost. Nároky, promlčení či vymáhání se neposuzují pouze podle počtu dní v manažerské tabulce.
